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Die Anmeldeliste kommt als Excel- oder CSV-Datei herein; die Spalten erkennt das Werkzeug an den Überschriften, und wo eine Datei abweicht, ordnet man sie für diesen Import von Hand zu. Ein späterer Import gleicht Änderungen ab, statt Doppelte anzulegen. Ein Tippen auf den Namen öffnet die Karte mit Notfallkontakt, Allergien, Medikamenten und Fotoerlaubnis, auf dem Handy in der Sekunde, in der man sie braucht. In der Leiste daneben stehen Warnzeichen für Allergie, Medikament, Nichtschwimmer und fehlende Fotoerlaubnis. Ist die Platzzahl erreicht, legt das Werkzeug die nächste Anmeldung auf die Warteliste. Wer dort steht, zählt nirgends mit, bis jemand nachrückt.

Wochen- und Tagesansicht, umschaltbar. Jeder Programmpunkt hat eine echte Anfangs- und Endzeit; in der Tagesansicht richtet sich die Höhe eines Blocks nach seiner Dauer. Mahlzeiten lassen sich als Anker setzen: Verschiebt man sie, wandern die gekoppelten Punkte mit, und ein verregneter Vormittag ist in einem Zug umgestellt. Ein bestehender Plan aus Excel oder als CSV lässt sich einlesen; Rückgängig und Wiederherstellen reichen vierzig Schritte zurück.

Aufgaben aus einem Katalog des Trägers oder frei angelegt, mit Zuständigkeit und Status. Jede Person kann auf ihre eigenen Aufgaben filtern; die Verteilung zeigt der Leitung, wie viel bei wem liegt und was noch niemandem gehört. Aufgaben können mit dem Werkzeug verknüpft sein, in dem sie erledigt werden.

Eine Gruppe entsteht, sobald ihr jemand aus dem Team zugeordnet wird; ihren Namen bekommt sie von den leitenden Personen. Verteilt wird ausgewogen, nach Alter, nach einem Merkmal wie der Kirchengemeinde oder zufällig. Alter und Geschlecht kommen aus der Teilnehmendenliste, es muss niemand abgetippt werden. Regeln für „zusammen“ und „getrennt“ berücksichtigt die Automatik; was sie nicht einhalten konnte, sagt sie hinterher ausdrücklich. Jede Zuordnung ist mit Person und Zeitpunkt nachvollziehbar.

Räume über eine Schnellanlage („6 Zimmer à 4 Betten“) oder aus der Hausbibliothek des Trägers. Solange die Geschlechtertrennung an ist, lehnt das Werkzeug eine unpassende Zuweisung ab, auch von Hand. Gemischte Zimmer gibt es erst, wenn die Leitung die Trennung ausschaltet. Wer eine körperliche Einschränkung hat, kommt nur in ein passendes Zimmer. Wer mit wem aufs Zimmer will, wird getrennt von den Kleingruppenregeln geführt. Vor Ort lässt sich je Zimmer eine zuständige Person eintragen.

Durchzählen auf dem Handy, im Bus, am Bahnsteig, im Wald. Die Häkchen werden auf dem Gerät gesichert und nachgeführt, sobald wieder Verbindung besteht. Zwei Personen, die gleichzeitig verschiedene Kinder abhaken, überschreiben sich nicht.

Ein Bildschirm im Plenum, in der Küche oder am Eingang zeigt über einen öffentlichen Link, was ansteht: Tagesablauf, das nächste Spiel, das Essen, den Küchendienst der nächsten Mahlzeit, Fundsachen und eigene Hinweise. Je Bildschirm eine eigene Zusammenstellung, nebeneinander, als Diaschau oder gemischt; die Kacheln passen sich selbst ein, sodass alles ohne Scrollen zu sehen ist. Namen erscheinen nur mit Vornamen, bei Doppelungen mit dem ersten Buchstaben des Nachnamens. Fotos verlangen zusätzlich einen Zugangscode, jeder Link lässt sich einzeln zurückziehen, und nach dem Projekt erlöschen sie von selbst.

Meldungen mit Empfängerkreis, zugestellt nach Betroffenheit statt an alle. Ein ungelesener Hinweis bleibt sichtbar, bis er gelesen wurde. Wer gerade in der App ist, bekommt Änderungen am Wochenplan gesammelt gemeldet, damit das Umplanen eines Tages nicht zwanzig Hinweise auslöst.

Rezepte mit Mengen, hochgerechnet auf die tatsächliche Personenzahl, daraus die Einkaufsliste, die sich im Laden zu mehreren abhaken lässt. Rezepte lassen sich aus einer Internetadresse übernehmen. Unverträglichkeiten der Mitfahrenden werden gegen die Zutaten abgeglichen und am Rezept gemeldet, mit Namen. Zum Kochen eine eigene Ansicht: nach Tag und Essenszeit sortiert, mit Ablauf, zum Ausdrucken.

Je Mahlzeit wird einmal festgelegt, ob es einen Dienst gibt, wie viele gebraucht werden, ob jemand aus dem Team mithilft und was dazugehört: decken, abräumen, abspülen. Danach entsteht eine Tabelle über alle Tage. Die automatische Einteilung verteilt möglichst gleichmäßig und meidet zwei Dienste am selben Tag; einzelne Felder lassen sich trotzdem von Hand besetzen, und wer dort steht, bleibt beim nächsten Würfeln stehen. Welche Tage überhaupt einen Dienst brauchen, entscheidet der Wochenplan: Am Anreisetag gibt es eben kein Frühstück.

Medikamentenpläne je Kind/je Person mit Erinnerung, dazu das Protokoll jeder Gabe mit Zeitpunkt und Person. Vorfälle werden getrennt festgehalten und melden sich beim Team. Beim ersten Öffnen ist eine Vertraulichkeitserklärung zu bestätigen; jeder Zugriff wird protokolliert und ist für die Leitung einsehbar.

Der Erlaubnisstand je Kind/je Person ist überall dort sichtbar, wo er gebraucht wird, auch in der Seitenleiste. Ungeklärte Fälle werden ausgewiesen, statt stillschweigend als Zustimmung zu gelten. Die Links zu den Galerien liegen daneben: einer zum Hochladen für das Team, einer zum Weitergeben an die Familien.

Größenbedarf je Person, Summen je Größe für die Bestellung, und vor Ort das Abhaken der Ausgabe. Klingt nach Kleinigkeit und ist jedes Jahr eine eigene Excel-Datei.

Je Spiel Name, Kategorie, Dauer, Personenspanne, drinnen oder draußen, Material und Ablauf. Die Personenspanne wird gegen die tatsächliche Teilnehmendenzahl geprüft und farblich gekennzeichnet, man sieht sofort, was mit dieser Gruppengröße funktioniert. Spiele lassen sich aus dem Bestand des Trägers übernehmen und eigene für alle freigeben.

Eine Chronik aller Änderungen, nach Tagen gruppiert, durchsuchbar und nach Person filterbar. Lesen dürfen sie Leitung und Co-Leitung; ändern oder löschen kann sie niemand. Auch die Einsichtnahme der Geschäftsstelle erscheint hier, mit Begründung.

Einladungslinks je Rolle: Leitung, Co-Leitung, Mitarbeitende, Küche und Teamer. Wer den Link öffnet, legt sich selbst ein Konto an und ist dem Projekt zugeordnet. Die Rolle steuert, was sichtbar ist.

Rund zwanzig Bereiche einzeln wählbar: Teilnehmende und Team, Gruppen- und Zimmerübersicht, Einkaufsliste, Wochenplan, Aufgaben, Kalkulation, Abrechnung und weitere. Vorher prüft das Werkzeug, was noch fehlt. Notfall-, Küchen- und Adressliste stehen als Drucklisten direkt bei den Teilnehmenden.

Kosten je Person und Kosten für alle, daraus die Frage: Welchen Beitrag müsste ein Teilnehmender zahlen, damit das Projekt sich trägt? Darunter setzt die Leitung den tatsächlichen Preis und sieht sofort Überschuss oder Defizit, die Mindestteilnehmerzahl und Szenarien für verschiedene Belegungen. Frühbucherrabatt und Stichtag sind einstellbar; wer sich später anmeldet, bekommt den Aufschlag automatisch. Der Rechenweg liegt offen, niemand muss der Zahl blind vertrauen.

Briefe aus Bausteinen zusammengestellt, je Brieftyp eigene Auswahl und eigene Packliste. Daraus entsteht ein Serien-PDF für alle Familien. Der Rückschein kann digital zurückkommen; geänderte Angaben werden feldweise zur Übernahme vorgelegt, statt stillschweigend überschrieben zu werden. Ein Versandprotokoll hält fest, wer welchen Brief bekommen soll und wann er vermerkt wurde.

Ablaufpunkte mit Dauer, daraus die Zeitrechnung des Treffens. Eine Moderationsansicht führt durch den Abend, und jeder Ablaufpunkt kann auf das Werkzeug verlinken, um das es gerade geht. Ablaufvorlagen für online und vor Ort.

Überthema und Ziel des Projekts, darunter die Inputs mit Referent, Frist und Status: Entwurf, eingereicht, kommentiert, freigegeben. Je Input vier Ablageplätze für Materialien, Kleingruppe, Folien und Weiteres; leere Plätze sieht man sofort. Kommentare gehen hin und her, bis ein Input freigegeben ist. Daneben liegt die Themenbibliothek des Trägers, aus der sich Themen übernehmen lassen.

Wer spielt welches Instrument, welche Lieder laufen wann, wo liegen die Noten. Entstanden ist das Werkzeug, weil Musik sonst regelmäßig in einer eigenen Datei außerhalb aller anderen Werkzeuge geplant wird.

Angebote in Zeitblöcken: Was gleichzeitig läuft, steht zusammen, und jede Person wählt dort genau eins. Je Workshop Beschreibung, was mitzubringen ist, Plätze, Warteliste und ein möglicher Aufpreis, der auf dem Beitrag landet. Die Leitung kommt aus dem Team oder von außen, mit freiem Namen. Über jeder Schiene steht, wer noch nirgends eingetragen ist. Über einen QR-Code am Aushang tragen sich Teilnehmende selbst ein; geprüft wird dabei gegen die Teilnehmendenliste, und fremde Namen sind dort nirgends zu sehen. Im Wochenplan lässt sich ein Programmpunkt als Workshopzeit kennzeichnen; verschiebt er sich, zieht der Zeitblock mit. Auf dem Infoscreen gibt es die Angebote mit Belegung und den QR-Code als eigene Kacheln.

Getrennte Befragungen für Teilnehmende und Mitarbeitende, mit Vorlagen und eigenen Fragen. Der Zugang läuft über einen Link mit Zugangsgeheimnis, auch als QR-Code, ohne Konto, aber nicht öffentlich. Die Auswertung zeigt Skalen, Freitext und Kartensortierungen getrennt, auf Wunsch anonym.

Name, Haus, Ort, Projektart, Zeitraum, Platzzahl, Beitrag, Teamgrößen. Ein geänderter Zeitraum passt Kalkulation, Countdown und die Tagesspalten des Wochenplans an und meldet zurück, wie viele Tage dazugekommen oder entfallen sind.

Rückscheine, Versandprotokoll und Fristen an einem Ort. Neben den Fristen, die sich aus dem eigenen Projekt ergeben, stehen die Termine, die der Träger für alle seine Projekte gesetzt hat: feste Tage im Jahr und alles, was einen bestimmten Abstand vor dem Beginn oder nach dem Ende fällig ist. Sichtbar je Rolle und zum Abhaken.

Häuser mit Zimmerkonfiguration, Packlisten-Vorlagen, Themen, Aufgabenkatalog und Projektarten, gepflegt beim Träger, nutzbar in jedem Projekt. Wer sie drei Jahre pflegt, hat einen Bestand, den keine gekaufte Software mitbringt.

Beitragseingänge je Person mit Teilzahlungen und der Differenz zum Soll. Statt jede Überweisung abzutippen, lässt sich der Kontoauszug hochladen, als CSV oder als PDF mit Textinhalt; die Zuordnung läuft über den Verwendungszweck und wird von Hand bestätigt. Der Auszug bleibt dabei im Browser. Belege werden fotografiert, Betrag, Datum und Kategorie automatisch ausgelesen. Am Ende steht ein Gesamtüberblick mit der Abweichung zur Kalkulation und ein Export für die Geschäftsstelle mit durchnummerierten Belegen.

Überblick, Finanzen, Auslastung, Zuschüsse, Qualität und Verwaltung, je Saison. Die Kennzahlen bringen einen Erklärtext mit, den Vergleich zum Vorjahr und die Aufschlüsselung je Projekt. Kosten je Teilnehmertag macht ein Wochenende und eine Zweiwochenfreizeit überhaupt erst vergleichbar.

Teilnehmendendaten lassen sich nach dem Projekt löschen, Mitarbeitende haben ein dauerhaftes Konto. Im Profil steht, bei welchen Projekten jemand in welcher Rolle dabei war, was er kann und welche Nachweise vorliegen. So sieht man, wer fünfmal dabei war und nie gefragt wurde, ob er leiten will.

Erweitertes Führungszeugnis, Juleica, Erste-Hilfe-Kurs, Schulung zum Schutzkonzept, je Art eine Standard-Gültigkeitsdauer, je Nachweis ein Ablaufdatum und eine Ampel. Eine Übersicht zeigt, wessen Nachweis demnächst abläuft. Beim Führungszeugnis wird bewusst kein Dokument abgelegt, sondern nur der Vermerk, dass Einsicht genommen wurde und keine einschlägige Eintragung vorlag.

Je Haus die tatsächlich gezahlten Preise Jahr für Jahr sowie Rückmeldungen der Teams: Unterkunft, Verpflegung, Sauberkeit, Zusammenarbeit mit der Hausleitung, Gelände, Lärmtoleranz, dazu ein Freitext, was beim nächsten Mal zu beachten ist. Vor der nächsten Buchung sieht die Organisationsleitung, was das letzte Team wusste.

Ein Projekt lässt sich als Fortsetzung der letztjährigen kennzeichnen. Die Reihe zeigt die Jahre untereinander: Teilnehmende, Team, Auslastung, Beitrag und die Veränderung zum Vorjahr. Ein dreijähriger Rückgang fällt im Saisonvergleich nicht auf, weil ein gutes Jahr anderswo ihn ausgleicht. In der Reihe sieht man ihn.

Teilnehmertage, förderfähige Teilnehmertage, Aufschlüsselung nach Bundesland, geschätzte Fördersumme und die Nachweisfristen. Sie entstehen nebenbei, statt im März aus Zetteln rekonstruiert zu werden.

Der Träger legt je Rolle und Werkzeug fest: bearbeiten, nur lesen oder gar nicht sehen. Die Leitung kann sich ansehen, wie die Oberfläche für eine andere Rolle aussieht. Die heiklen Bereiche (Personendaten, Beiträge, Medikamente, Zimmerregeln, Rückscheine) werden nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet, sondern in der Datenbank verweigert.

Der Gesamtbestand eines Projekts lässt sich als Sicherungsdatei ausgeben und mit einem Passwort schützen. Sinnvoll, weil darin Gesundheits- und Kontaktdaten stehen. Zurückgelesen werden kann sie ebenfalls.